Der Begriff Content-Management meint die Aufbereitung von digitalen Informationen mit Hilfe sogenannter Content Management Systeme. Das Content Management umfasst Hilfsmittel, Prozesse und Tätigkeiten, die Inhalte digitaler Medien betreffen. Die digitalen Informationen haben einen Lebenszyklus, der aus verschiedenen Phasen besteht. Dieser wird durch das Content Management in Form von Unterlagen und Dokumentationen unterstützt. Dabei werden die Inhalte der digitalen Informationen archiviert und organisiert. Das Content Management gewährleistet die neutrale Wiederverwendung abgelegter Informationen. Diese können also erneut verwendet werden, unabhängig vom Medium der ersten Verwendung. Möglich ist dies, da eine Trennung von Inhalt und Struktur stattfindet. Die Inhalte wie Texte und Bilder können aus einer Datenbank entnommen und in einem neuen Zusammenhang verwendet werden.

Content Management umfasst verschiedene Phasen

Das Content Management umfasst alle Prozesse, die mit den digitalen Inhalten in Verbindung stehen. Diese Prozesse sind sehr umfangreich. Jeder Content durchläuft sechs grundlegende Phasen. Die erste Phase ist die Contenterzeugung, dann folgt die Überarbeitung des Contents. Im Anschluss werden die Unterlagen und Dokumente veröffentlicht und dann übersetzt. Schließlich erfolgen Ablage bzw. Archivierung und zuletzt die Ausscheidung der Inhalte. Die Phase der Ablage und Archivierung ist die Phase, in der die Inhalte mit den Content Management Systemen in Berührung kommen. Bei der Einspeisung in eine Datenbank werden die Inhalte gespeichert und können nach Belieben erneut verwendet werden. Die Inhalte durchlaufen daher einen Kreislauf, der wieder von vorn beginnt. Alle Phasen des Contents fallen in das Aufgabengebiet des Content Managements.

Content Management – Viele haben die Finger im Spiel

Hand malt Content Management Konzept

123rf.com

Am Content Management sind zahlreiche Personen beteiligt. Der Autor ist zuständig für die Erstellung und Überarbeitung der Inhalte. Er ist der Erzeuger des Contents. Der Herausgeber ist derjenige, der für die Veröffentlichung verantwortlich ist. Er entscheidet, in welcher Art und Weise die Inhalte veröffentlicht werden. Der Publizierer ist für die physische Herausgabe des Contents zuständig. Dieser kann zum Beispiel in Form eines Buches oder einer Onlinedarstellung herausgegeben werden. Die Administratoren sind diejenigen, die für die Verwaltung des Contents und dessen Speicherung in verschiedenen Versionen verantwortlich sind. Sie speisen die Inhalte in Datenbanken ein und sorgen dafür, dass der Content erneut verwendet und verarbeitet werden kann. Jeder, der in einem der genannten Bereiche tätig ist, trägt einen großen Teil zum Content Management bei. Das Content Management kann nur funktionieren, wenn alle Bereiche miteinander kooperieren und Informationen ausgetauscht werden.

CMS – Content sinnvoll organisieren und speichern

Sämtliche Prozesse des Content Managements können durch ein Content Management System organisiert werden. Dieses System ist eine Software zur Bearbeitung und Organisation sowie zur Archivierung von Inhalten in verschiedenen Medienformen. Als Content gelten dabei neben Texten auch Bilder sowie Audio- und Videodateien, die es zu organisieren gilt. Diese Inhalte können als Dateien oder Dateisysteme vorliegen, sodass sie entweder einzeln verarbeitet werden oder als gesamtes System. Systeme sind zum Beispiel Webseiten oder Datenbanken. Die Inhalte werden aus ihrem Zusammenhang gelöst und in das Content Management System eingespeist. Man spricht hier von einer Modularisierung sinnvoller Inhalte. So können die Dateien unabhängig vom vorherigen Medium erneut für andere Zwecke verwendet werden.

Hand malt Content Managment System

©123rf.com

Content Management Systeme bieten viele Vorteile

Der Vorteil der Content Management Systeme ist die medienneutrale Speicherung der Daten. Die Inhalte werden aus ihrem ursprünglichen Zusammenhang gelöst und können auf diese Weise in jedem beliebigen Zusammenhang und im gewünschten Format erneut verwendet werden. Für die Speicherung der Inhalte bzw. Strukturen wird meist eine Datenbank verwendet. Content Management Systeme müssen einiges leisten: So müssen die Nutzer Inhalte in eine andere Umgebung exportieren können. Außerdem muss das System verschiedene Versionen eines Inhaltes erkennen und zuordnen können und in der Lage sein, die Inhalte sinnvoll zu strukturieren.

gds.eu – Content Management Systeme nutzen

Die Content Management Systeme von gds.eu haben zahlreiche Vorteile. Verwendete Formulierungen werden in einer Datenbank gespeichert und können auf diese Weise erneut eingesetzt werden. Auf diese Weise sparen Sie eine Menge Zeit und Arbeit. Die Formulierungen werden explizit mit Ihrem Unternehmen in Verbindung gebracht. Bei Bedarf können Sie auf die Datenbank zurückgreifen und aus dem Pool der Formulierungen schöpfen. So entstehen für Ihr Unternehmen typische Formulierungen, die Ihnen einen Wiedererkennungswert verleihen. Authordesk, die Autorenunterstützung von gds.eu hilft Ihnen dabei, Formulierungen zu standardisieren, indem Ihnen Formulierungsvorschläge angeboten werden. Machen Sie Ihre Inhalte zu Inhalten mit Charakter. Wenn Sie eigene Inhalte erneut verwenden, kreieren Sie für Ihr Unternehmen ein Wiedererkennungsmerkmal.

 

docuglobe als Beispiel eines Redaktionssystems

Bei gds.eu wird das unter anderem das Redaktionssystem docuglobe genutzt. Das Unternehmen nimmt Ihnen die Speicherung von Inhalten in diesem System ab. Dazu werden wiederkehrende Inhalte sinnvoll modularisiert und in einer Datenbank strukturiert. Auf diese Weise können Sie Zeit und Arbeit sparen. Die Arbeitsabläufe werden durch die Wiederverwendung der gespeicherten Inhalte deutlich verkürzt. Bei den Inhalten, die in docuglobe eingespeist werden, handelt es sich unter anderem um Textdateien. Diese finden zum Beispiel bei der Erstellung von Technischer Dokumentation häufig in ähnlicher Weise Verwendung. Eine strukturierte Speicherung der Inhalte macht daher sehr viel Sinn. Normen und Gesetze, die in einem Textdokument Anwendung finden, können fehlerfrei zugeordnet werden und müssen nicht erneut überprüft werden. Die Fehlerquote, auch im Bereich der Rechtschreibung und Grammatik, wird durch ein Redaktionssystem deutlich reduziert. Nutzen auch Sie die Vorteile solcher Content Management Systeme und sparen Sie Zeit und Geld für Ihr Unternehmen.